En Chile, el proceso de licitación es un mecanismo ampliamente utilizado por el sector público y privado para la contratación de bienes y servicios.
Se trata de un proceso formal y transparente en el que diferentes proveedores compiten para ofrecer la mejor oferta técnica y económica. Estos deben seguir una serie de procedimientos regulados por la ley.
¿Qué es una licitación?
Una licitación es un proceso competitivo mediante el cual una entidad, generalmente pública, invita a proveedores o contratistas a presentar propuestas para la realización de un proyecto, la adquisición de bienes o la prestación de servicios.
El objetivo de la licitación es seleccionar la mejor oferta basada en criterios de calidad, costo y cumplimiento de las condiciones establecidas.
Este mecanismo es regulado por la Ley de Compras Públicas de Chile (Ley N°19.886) y su reglamento. Este establece los principios de transparencia, igualdad de oportunidades, competencia y eficiencia en la contratación pública.
Tipos de licitaciones
Existen varios tipos, cada una con sus particularidades según el tipo de contrato o entidad convocante.
- Licitación pública: es la más común y abierta a cualquier proveedor que cumpla con los requisitos establecidos. Se utiliza principalmente en contratos públicos y está regida por la normativa estatal.
- Licitación privada: solo se invita a participar a un grupo selecto de proveedores. Es más común en el sector privado, aunque también puede ser utilizada por entidades públicas en ciertos casos.
- Licitación internacional: similar a la pública, pero abierta a proveedores de otros países. Es usada en proyectos con financiación internacional o cuando no hay suficientes proveedores locales.
Diferencia entre licitación y cotización
Aunque ambos son mecanismos de adquisición de bienes y servicios, existen diferencias importantes.
- Licitación: es un proceso formal y regulado, que implica la preparación y presentación de una propuesta técnica y económica en respuesta a un pliego de condiciones. Estas suelen ser públicas, transparentes y competitivas.
- Cotización: es un proceso más informal, donde una empresa solicita precios de productos o servicios a diferentes proveedores para seleccionar el más adecuado. A menudo se utiliza para compras de menor valor o cuando no se requiere un proceso formal de contratación.
¿Cómo preparar una licitación?
La preparación de una licitación es un proceso meticuloso que requiere atención a los detalles y un conocimiento profundo de los requisitos del proyecto. Algunos pasos fundamentales para preparar una son:
1. Analizar el pliego de condiciones
El primer paso para prepararla es leer y analizar cuidadosamente el pliego de condiciones.
Este documento, proporcionado por la entidad licitante, establece todos los requisitos técnicos, económicos y legales que deben cumplir los participantes.
Es esencial comprender todos los aspectos del proyecto antes de comenzar a redactar una propuesta. El pliego de condiciones suele incluir:
- Los términos y condiciones del contrato.
- Las especificaciones técnicas del proyecto.
- Los plazos de ejecución y entrega.
- Las condiciones financieras y de pago.
Es importante verificar si el pliego exige la presentación de garantías de seguro, como la garantía de seriedad de la oferta o la garantía de fiel cumplimiento, que son comunes en contratos públicos y de gran envergadura.
2. Evaluar la viabilidad del proyecto
Una vez analizado el pliego de condiciones, es crucial evaluar si el proyecto es viable para la empresa.
Esto implica revisar las capacidades técnicas y económicas para cumplir con las exigencias.
En esta etapa, es posible que se necesite consultar a diferentes áreas de la empresa, como el equipo financiero, técnico y legal. Esto para asegurarse de que se puede presentar una propuesta competitiva.
3. Preparar la propuesta técnica
La propuesta técnica es uno de los componentes más importantes de la licitación.
En ella, se debe detallar cómo la empresa planea cumplir con los requisitos técnicos establecidos en el pliego de condiciones. Debe ser clara, concisa y estar bien estructurada.
Es fundamental demostrar la capacidad de la empresa para realizar el trabajo de manera eficiente y dentro de los plazos estipulados.
La propuesta técnica suele incluir:
- Plan de trabajo detallado.
- Metodología de ejecución.
- Recursos humanos y materiales a utilizar.
- Cronograma del proyecto.
- Experiencia previa y referencias.
Es importante ser realista en esta fase. Prometer más de lo que se puede cumplir puede resultar en penalizaciones o la pérdida del contrato.
4. Elaborar la propuesta económica
La propuesta económica debe ser competitiva y acorde con las especificaciones técnicas.
Aquí se detalla el costo total del proyecto, incluyendo materiales, mano de obra, gastos generales y márgenes de beneficio.
Es recomendable desglosar los costos para que el licitante pueda ver claramente cómo se estructura el precio final.
La propuesta económica también debe considerar las condiciones de pago, plazos y cualquier garantía de seguro que se solicite como respaldo financiero.
5. Verificar la documentación legal
Para evitar la descalificación, es esencial asegurarse de que todos los documentos legales estén en orden.
En Chile, la presentación de licitaciones puede requerir certificados tributarios, antecedentes comerciales, documentos de constitución de la empresa y, en algunos casos, pólizas de garantía o fianzas.
¿Cómo redactar una licitación?
La redacción de una licitación debe seguir una estructura clara y lógica, que facilite la evaluación por parte del comité de adjudicación. Algunos consejos para una redacción efectiva pueden ser:
- Claridad: utilizar un lenguaje preciso y directo. Evitar la ambigüedad y asegurarse de que todos los términos estén bien definidos.
- Orden: seguir la estructura solicitada en el pliego de condiciones. Generalmente, se pide que la licitación esté dividida en dos partes: una técnica y otra económica.
- Detalles: incluir todos los detalles necesarios para que la oferta sea completa y competitiva. No omitir información relevante que pueda llevar a la descalificación.
- Cohesión: asegurarse de que la propuesta técnica y económica estén alineadas. No es recomendable que existan discrepancias entre los dos documentos.
Licitación y seguros
En muchos casos, las licitaciones públicas o de gran envergadura exigen la presentación de garantías de seguro.
Estas garantías sirven para proteger a la entidad licitante en caso de incumplimiento por parte del adjudicatario. Las más comunes son:
- Garantía de seriedad de la oferta: asegura que el oferente cumplirá con los términos de la licitación si resulta adjudicado.
- Garantía de fiel cumplimiento: respalda que el adjudicatario cumplirá con todas las obligaciones del contrato.
- Seguro de crédito: en algunos proyectos, especialmente en contratos de construcción o de gran valor, se exige un seguro de crédito para garantizar que la empresa pueda cumplir con sus compromisos financieros.
Importancia de saber qué es una licitación
La preparación de una licitación es un proceso que requiere planificación, organización y atención al detalle.
En Chile, el proceso de licitación está regulado para garantizar la transparencia y la competencia. Además, comprender los procedimientos legales es clave para cualquier empresa que desee participar en estos procesos.
Al prepararte para una licitación, es importante contar con los recursos adecuados que aseguren que tu empresa cumpla con todas sus obligaciones.